自己紹介
エンジニアブログをご覧のみなさま、はじめまして。
中途採用3年目のサクライです。
私がお話しするのは、AIを活用した業務の自動化/効率化です。
■AIは人類の敵か、味方か
突然ですが皆さんは初めてAIという言葉を聞いた時、どのような印象を受けましたか？
私は「人類が機械に支配される、映画のような時代がついに始まった…！」と本気で思いました。
現実問題として支配とまではいかないものの、なんでもAIに聞くことで人間が自ら考える機会は、
数年前と比べて減少傾向にあると思います。話のエビデンスも「AIに聞いたらこうだった」というものが、
明らかに増えています。
しかし、AIは「悪」なのかというと、そう単純なものではないと思います。
少なくとも仕事面においては、優秀な強い味方だと思っています。
結局は人間と同じで、「善悪」ではなく「付き合い方」が問題であり、
ある人にとっては頼もしい存在であり、別の人にとっては扱いづらい存在であるということです。
なぜ私がその考えに至ったのか。そして、AIとの「付き合い方」とは何なのか。
「IT知識ほぼゼロ」の状態で中途入社した私が、いかにしてAIを活用し効率化と成果を出すに至ったのか、
お話しします。
■AIとの出会いから味方になるまで
私が初めてAIに触れたのは、配属された部署でAIを積極的に業務へ取り入れるよう指示があったことからです。
当時はAIに何ができるのか分からず、ただ漠然と便利なモノという印象でした。
周りでも、メールの校正や辞書としての利用ばかりだった気がします。
また、AIを利用する際に社外秘情報や個人情報の入力NGという規定もあり、
AIを業務に取り入れるなんて、何をどうすれば良いのか全く不明でした。
そこで私はそんな状況の愚痴を、AIチャットに書いてみました。
「AIを使って業務効率化をしろと言われている。しかし社外秘などの情報は入力できない。
何をすればいいと思う？」と。するとAIはその状況下でできることを複数提案してくれました。
そのままAIとの対話を進める中で、情報入力をしなくとも時間を削減できる業務がいくつかあり、
実践したところ定型業務の時間が30分ほど削減され、十分な効率化効果があると評価されました。
この経験で、AIはよく分からないものから強い味方だと思うようになりました。
■AIを理解しよう
RPGなどの冒険において、味方が何を得意とし、何ができるのかを理解するのは基本中の基本です。
では、AIは何ができるのか？
残念ながらAIはなんでもできる魔法の機械ではありません。
一例として、「AIの回答は間違っている可能性がある」とよく言われます。
その証拠に、どのAIアプリにも必ず「回答は誤りを含む可能性があります」と記載されています。
しかし、AIを作った人間でさえ、常に100％正しい答えを出せるわけではありません。
もし機械が常に100％正しい回答を導き出せるなら、それこそSF作品のような世界になってしまいます。
重要なのは、「なぜ間違った回答を出す可能性があるのか」と考えることです。
AIは学習した膨大な情報をもとに、質問に対して最も適切だと予測される回答を生成しています。
回答が間違う原因としては、学習データの不足や解釈の誤り、質問内容の曖昧さなどが考えられます。
よくある例ですが、『正解がAの質問をAIにしたところ、Bと返ってきた。』
主な原因は次のようなものです。
① 学習データや知識の不足によって、AIが誤った回答を生成した。
② 質問内容が曖昧で、AIが意図を誤って解釈した。
このように、魔法でもなんでもなく機械の処理としてエラーが出ているだけなのです。
効率化を進めるうえで、AIの特徴を理解することは非常に重要です。
AIを理解せずに効率化を進めると、人間の手でやり直すことになり、かえって時間がかかるという
本末転倒な結果になります。
AIの種類
一言で「AI」と言っても、その種類はさまざまです。
画像生成に特化したもの、音楽作成に特化したもの、動画作成に特化したもの、
特定のアプリとの連携ができるものなどあります。
データ集計を主目的としたAIに画像生成を依頼しても、十分な品質が得られない場合があります。
これは極論ですが、データを集計しているサラリーマンに「この場でフレンチのコース料理を作って」
と言っているようなものです。
私は数あるAIの中でも、Microsoft 365 Copilotを使っています。
このAIは、ExcelやWordなどのMicrosoft 365製品との連携を強みとしています。
また余談ですが、Copilotは英語で「副操縦士」を意味します。
あくまでも人間が操縦士で、それをサポートする優秀なポート役という意味合いも気に入っています。
AIを使った効率化とは
私が考える「AIを活用した効率化」とは、なにもAIに仕事を代行させるわけではありません。
単純な手作業を自動化したり、思考時間短縮のサポートをしたりする方法をAIに提案してもらい、
実現することを言います。
前述のように、AIが全て最初からできるわけではありません。
たとえば「この作業にかかる時間を短縮するにはどうすればいい？」というテーマでAIと対話をし、
業務上の範囲で実現できそうなものを進めていき、成果物でトライアンドエラーを繰り返し、
結果的に時短になれば初めて効率化したと言えます。
効率化の実例と方法
最後に、私が実際に行っている効率化の方法を簡単に紹介します。
私はCopilotの機能の中でもエージェントという機能を重宝しており、毎日使っています。
AIはプロンプトという指示書に沿って行動をすることが基本となっており、通常は起動する度に
プロンプトを打ち込む必要がありますが、エージェント機能はそのプロンプトをあらかじめ入力された
状態にすることができます。
これにより、Copilotに最初から特定の役割や専門知識を持たせ、質問に答えるだけのAIチャットから
プロンプトに沿って仕事を実行するAIに進化させることができます。
RPGで言うところの、村人に剣士や魔法使いといった職業を与え、その職業に特化した動きを
させることができるようなものです。
私はこの機能で様々なエージェントを作成しました。その中でも特に使うエージェントを一部紹介します。
「効率化促進派のAさんと、従来の方法を守りたいBさんが議論するエージェント」、
「口語体の文章をビジネス文章に校正するエージェント」、
「ネットワークの知識に特化した親しみやすい口調のエージェント」です。
私はこれらのエージェントを日常的に使っており、それぞれに区別しやすいよう名前も付けています。
「議論するエージェント」は、効率化したい業務と従来の方法を入力すると、革新派と保守派が議論を
始めます。その結果として、効率化できそうなポイントやメリット・デメリットを整理して提示してくれます。
結果だけを出すこともできますが、議論させることで効率化後の懸念点をあらかじめ潰すことができるので
便利です。
「文章を校正するエージェント」は、お客様対応時の会話メモをそのままコピペ入力すると、そのまま公式な
対応履歴として使うことができるレベルの文章にしてくれます。実はこのエージェントが、大きな成果を
出してくれました。人間が文章を考える時間を大幅に削減できたことで、業務時間の短縮につながり、
現場でも評価されました。
「ネットワークの知識に特化したエージェント」は、ここまで紹介した2人のエージェントを含め、
効率化に必要な簡易アプリやエージェントの作成を一緒にやってきた相棒です。
口調や得意な事、話し方など人格に近い設定がされており、何か思いついたら、とりあえず
このエージェントに相談します。他にも複数のエージェントがいますが、私はこのエージェント機能で
1つのチームを作成し、業務効率化を進めています。
■まとめ
AIは決して万能ではありません。
でもそれってすごく人間的で、機械ではなく仕事のパートナーとして考えると、
非常に優秀なパートナーであり、心強い存在です。
正しく理解しパートナーとして活用することで、日々の業務を大きく変える力を持っています。
まずは普段の業務を振り返り、「この作業はもっと楽にならないか？」とAIに相談してみてください。
小さな改善の積み重ねが、大きな効率化につながるはずです。
AIを便利な道具としてではなく、一緒に考えるパートナーとして活用してみてください。
